top

Instrukcja podatkowa - dokument o charakterze wewnętrznym

Instrukcja podatkowa w zakresie cen transferowych jest jednym z narzędzi minimalizujących ryzyko podatkowe w zakresie cen transferowych. W ramach instrukcji podatkowej przedsiębiorstwo określa procedury mające na celu optymalizację rozliczeń wykorzystując ceny transferowe, zachowując przy tym maximum bezpieczeństwa podatkowego.

Głównym założeniem takiej instrukcji jest szczegółowe wskazanie procedur postępowania optymalizujących ryzyko w zakresie cen transferowych.  Instrukcja podatkowa winna obejmować cały przebieg transakcji od momentu jej identyfikacji do momentu sporządzenia kompleksowej dokumentacji podatkowej.

Cele instrukcji podatkowej to przede wszystkim:

  • identyfikacja podmiotów powiązanych;
  • rozpoznanie transakcji pomiędzy podmiotami powiązanymi niezbędnych do określenia tych, dla których istnieje obowiązek dokumentacyjny oraz dla potrzeb przygotowania sprawozdania finansowego;
  • sporządzanie dokumentacji podatkowej na bieżąco.

Instrukcja podatkowa swoje uregulowania odnosi w szczególności do takich zagadnień jak: odpowiedzialność, uprawnienia, wskazanie transakcji, dla których należy sporządzić dokumentację, przygotowanie dokumentacji, ewidencję księgową transakcji z podmiotami powiązanymi, formę dokumentacji wraz ze wskazaniem miejsca jej archiwizacji.

Zatem sporządzenie instrukcji podatkowej przez osobę ją przygotowującą wymaga znajomości: przedsiębiorstwa wraz z jego strukturą,  rodzajów zawieranych transakcji wraz z ich specyfiką.

Dokumentami powiązanymi z instrukcją podatkową są procedura akceptacji umów, procedura obiegu dokumentów księgowych oraz polityka rachunkowości.

Jednym z pierwszych elementów instrukcji podatkowej są definicje – w ramach tego punktu należy  określić definicje pojęć używanych w instrukcji, np.:  definicja dokumentacji podatkowej, definicja podmiotów powiązanych, definicja systemu ewidencji księgowej, itp.

Kolejnym z zagadnień jakie winno znaleźć się w instrukcji jest określenie odpowiedzialności poszczególnych osób i komórek organizacyjnych za przekazywanie odpowiednich informacji i danych niezbędnych do identyfikacji obowiązku przygotowania dokumentacji podatkowej przez komórkę cen transferowych danego podmiotu. W ramach tej części należy określić komórki organizacyjne odpowiedzialne za poszczególne elementy procesu wraz z przypisaniem im konkretnych zadań do realizacji w procesie identyfikacji powiązań, identyfikacji obowiązku sporządzenia dokumentacji, w zakresie analizy umów, itd.   

Następnie instrukcja podatkowa powinna przewidzieć określenie czynności związanych z weryfikacją umów, porozumień, itp. Podpisywane pomiędzy podmiotami powiązanymi umowy / porozumienia powinny być wcześniej analizowane przez prawników. W tej części należy szczegółowo określić komórki odpowiedzialne w przedsiębiorstwie za odpowiednią weryfikację dokumentów oraz określić ścieżkę postępowania w przypadku zawierania kolejnych umów wraz z akceptacją osób reprezentujących dany podmiot.

W następnym punkcie instrukcji, należy określić transakcje jakie podlegają dokumentowaniu. I tak jak poprzednio, należy określić konkretne osoby dedykowane do wypełnienia określonych zadań w ramach realizacji przewidzianych w tej części rzeczy do wykonania. Będą to m.in. analiza umów i porozumień pod kątem możliwości wystąpienia powiązań pomiędzy podmiotami zawierającymi te umowy wraz z określeniem rodzaju powiązania.

Instrukcja podatkowa powinna również przewidzieć możliwość prowadzenia rejestru podmiotów powiązanych przy wykorzystaniu systemu ewidencji księgowej. Dzięki takiemu zabiegowi spółka będzie dysponowała w każdym momencie pełną informacją na temat podmiotów z jakimi łączy ją powiązanie.

W dalszych częściach instrukcji podatkowej powinien znaleźć się opis treści merytorycznych jakie należy opisać w dokumentacji podatkowej wraz z określeniem progu kwotowego. Zgodnie z przepisami prawa dokumentacja podatkowa składa się z konkretnych elementów, które podmiot przygotowujący dokumentację musi w niej uwzględnić np. określenie funkcji, zaangażowanych aktywów, ponoszonego ryzyka, przewidywanych kosztów, określenie strategii oraz oczekiwanych korzyści.

Określenia wymaga również proces przygotowania dokumentacji podatkowych. Przy tym punkcie należy szczegółowo ustalić i opisać przebieg procesu sporządzania przez odpowiednie osoby w danym przedsiębiorstwie dokumentacji podatkowych cen transferowych. Obieg informacji wraz ze wskazaniem we właściwej kolejności kroków działania oraz opisania obowiązków innych osób w tym procesie.

Instrukcja podatkowa przewiduje również identyfikację transakcji z podmiotami powiązanymi. Szczególną uwagę należy zwrócić na wcześniejszą identyfikację potencjalnych transakcji z podmiotami powiązanymi. Chodzi o to, aby już na etapie zawierania transakcji z podmiotem zależnym, określić ceny na poziomie rynkowym. W tym celu należy wyznaczyć osoby, które przeanalizują rynek i zgromadzą odpowiednie dane i informacje pomocne przy ustaleniu wartości wynagrodzenia rynkowego. Ponadto wskazać osoby odpowiedzialne za zatwierdzenie ustalonego poziomu wynagrodzenia.

Określenia wymaga również proces ewidencji księgowej poszczególnych transakcji zawieranych pomiędzy podmiotami powiązanymi. Dzięki systemowi ewidencji księgowej zapewniona jest możliwość identyfikacji transakcji, dla których należy przygotować dokumentację podatkową. Funkcjonalność ta jest możliwa tylko w sytuacji gdy przedsiębiorstwo w systemie księgowym zdefiniowane ma podmioty, które są z nim powiązane.  

Warto również ustalić procedury kontrolne potwierdzające kompletność transakcji zawartych z podmiotami powiązanymi, weryfikujące czy nie zostały zawarte nowe umowy z tymi podmiotami, bądź też czy nie nawiązano współpracy z nowymi podmiotami powiązanymi.

W ostatnich częściach instrukcja podatkowa powinna zawierać informację na temat formy zapisu, miejsca i sposobu archiwizowania dokumentacji podatkowych cen transferowych oraz trybu i reguły udostępniania dokumentacji w przypadku kontroli podatkowej. Należy przy tym wskazać, iż zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa w zakresie cen transferowych podatnika ma 7 dni na przedłożenie organowi dokumentacji podatkowej, od dnia doręczenia żądania tej dokumentacji przez organ.

Reasumując instrukcja podatkowa jest jednym z elementów mogących skutecznie wpłynąć na zminimalizowanie ryzyka podatkowego w obszarze cen transferowych. Powinna ona być sporządzana szczególnie w dużych grupach kapitałowych jak i międzynarodowych oraz w mniejszych przedsiębiorstwach, gdyż zebranie procedur postępowania w określonych przypadkach pozwala na uniknięcie wielu trudności i przeszkód pojawiających się już na etapie zawierania transakcji z podmiotem powiązanym jak i w późniejszych fazach przygotowania samej dokumentacji. [i]  


[i] Artykuł przygotowany w oparciu o: M. Jamroży, M. Grużewska-Pepłowska, Minimalizacja ryzyka w zakresie cen transferowych, [w:] Dokumentacja podatkowa cen transferowych, pod red. nauk. dr M. Jamroży, Wydawnictwo ODDK, Gdańsk 2010, s. 446-453.

© DMS TAX Sp. z o.o. 2014

Właściwe wsparcie
dla Twojego biznesu

Świadczymy usługi z zakresu:

 Zobacz >>

Masz kontrolę cen transferowych? Skorzystaj
z pomocy ekspertów DMS TAX.

Skontaktuj się z nami:

Kontrola cen

lub zadzwoń:
+48 71 79 25 991